【実践済み】業務効率化に役立つ「たった1つアイデア」を紹介

このたった1つのアイデアで、1日8時間仕事するうちの4時間で仕事を終わらせた。

そして、残りの4時間でプログラミングの勉強をしてきた。

これを2年続け、4時間 × 240日 × 2年。
1920時間を効率化してきたことになる。

さて、その効率化できた1つのアイデアとはなんなのか?話していこう。

業務効率化できるたった1つのアイデアとは?

それは「1つずつ作業を消していく」ということ。

かんたんなことで言えばたとえば、

  • 「上司に報告する」
  • 「Excelで資料をつくる」
  • 「メールしたあと、すぐに電話で確認」

など。積み重ねが1日4時間も効率化できる原因となる。

やり方についてもう少し詳しくしていこう。

1日4時間の業務効率化をするやり方

  1. 1つの業務の流れを把握
  2. 把握できたら「これムダじゃね?」って作業を1つ選ぶ
  3. その作業を無くしてみる

この3ステップでやっていこう。

順に説明していきます。

Step1: 1つの業務の流れを把握

1つ業務を選んで、作業の流れを把握しよう

次の項目が分かればだいたいOKです。

  1. どんな作業を
  2. どんな順で
  3. どのくらいの時間かかってるか

実はStep1けっこう重要なステップ。
流れが把握できれば8割は終わったと思っていい。

Step2: 把握できたら「これムダじゃね?」って作業を1つ選ぶ

「これムダじゃね?」って作業を1つ選ぶこと。

かんたんに選べばOK。
1つの実験としてためしてみること。

Step3: その作業を無くしてみる

  • 作業が毎日なら1週間
  • 作業が週1回なら1ヶ月
  • 作業が月1回なら3ヶ月

このように、作業頻度によって作業をなくしてみること。

作業を無くす基準は...

期間が終わって、次のような感じならその作業はムダ。無くしてOKな作業だ。

  • 「誰からも何も言われない」
  • 「誰にも迷惑がかかってない」
  • 「その作業を無くしても結果が変わらない」

まとめ: この1つのアイデアで1日4時間効率化しよう

  1. 1つの業務の流れを把握
  2. 把握できたら「これムダじゃね?」って作業を1つ選ぶ
  3. その作業を無くしてみる

正直、お金をまったくかけないでできる業務効率化だ。

高いシステムやツールを使う前に。
今回紹介した「1つずつ作業を消していく」アイデアを試してみてほしい。

きっと1日4時間以上は業務効率化ができるようになるから。