メールをつい読ませてしまう3つの方法 --デキる社員はつかってる
「メールを読んでもらえれば、もっと仕事がスムーズにすすむのに…」

と思った経験はあるだろうか?今回はつい読ませてしまう、読んでしまうメールの書きかたについて3つの方法を紹介していこう。

件名を相手が開きたくなる情報にする

一番重要。件名を相手が開きたくなるように編集することだ。

毎日何十、相手によっては何百件というメールがくるはずだ。そのなかで読んでもらいたいなら読む価値があると思わせるのが大事。

たとえば、つぎのようにしてみるとか。

  • 【斉藤さんへ】みたいに名前を入れてみる
  • 「あの企画承認OKです!」みたいにする
  • 「部長明日までです」みたいに期限を限定する

とにかく相手がどんな件名なら開いてくれるか考えること。

件名に名前をつけるのはとくに有効

名前をつけると、無意識に自分と関連があると思ってつい目を止めてしまうから。

こんな経験はあるだろうか?ホンダの車フィットを買って運転してるとき、やたらフィット乗ってる人多いなって経験。他の車もいっぱいあるのに。

そのフィット乗ってるのがやたら多いなって経験こそ、無意識に自分と関連があると思ってつい目を止めてしまう現象だ。

件名=キャッチコピーということ

件名=キャッチコピーということ。メールを見る前に相手に興味をもたせないと見てくれないわけ。

人の注意をひく広告文、宣伝文。

あなたにもあるだろう?「メール送ったんですけど…」「メール?…あ~あったあった。ごめんごめん。見てなかった。」って経験。

だからキャッチコピーが大事なんだが、そのキャッチコピーを1冊で学びきれる本がザ・コピーライティングだ。一度読んでみるといい。

結論から書く

結論から書くこと。なぜなら本文で一行目が一番読まれるとこだから

「お疲れさまです。」とか「お世話になっております。」なんて定型文もいらない。まずホントにそう思ってるか?

さっきもいったが、あなたのメールだけを相手は見てるわけじゃない。それこそ100件くらいメールがたまってるかもしれない。だから結論から書くほうが相手の時間をムダにせずにすむわけ。

箇条書きを多く使おう

メールでもそれ以外でも箇条書きを多くすること。相手がささっと見ても要点が確認でき、なおかつ理解してもらえるからだ。

たとえば、つぎのように書いたらマジで分かりづらいだろう。

「今回の企画ですが、先方がなかなかしぶっていて、自分でもいろいろ説得してみたんですがうまくいかず。期限も限られてるのでどうしたらいいか分からないです。斉藤さんにちょっと相談したいのですがどうしましょう」

これをこう変える。↓↓

今回の企画でご相談があります。
・ 説得したが先方がしぶってる
・ でも企画の期限がせまっている
・ うまく説得できるよう相談したい

こうすれば相手に伝わるうえに、短時間で理解できるはずだ。

まとめ: 相手の負担にならないメールにしていこう

  1. 件名を相手が開きたくなる情報にする
  2. 結論から書く
  3. 箇条書きを多く使おう

あなたも普段、メールを見る作業はなるべく短くして、ほかの業務をやりたいはず。

相手も同じ気持ちだ。だから相手の負担にならないように今回紹介した3つの方法だけでもやってみてほしい

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